ACTA Nº 002

COMITÉ DE LOGISTICA

Tipo de Reunión: Reunión de seguimiento de actividad Comité de Logística

Fecha: Octubre 08 de 2009

Lugar: Escuela Empresarial de Educación (EEE)

Hora: 13:15

Asistentes: Catalina Montoya

Edwin Alberto

Freddy Badillo

Jonny Asprilla

Erika

Alejandra Elorza

Paula Agudelo

Andrés Castaño

Carolina Ospina

Jonathan

Daniel Bustamante

Se comienza la reunión después leyendo el acta anterior por parte de Catalina Montoya, e informa que se enviaron las cartas a los comités, además comunico que la representante Johana del grupo organizacional fue el único que se comunico e informo que no necesitaba nada. El comité académico necesita lo del refrigerio y el almuerzo para el conferencista. El comité social informa que no recibió el correo y suministraron otro correo.

Nos informan que el día de hoy debe quedar terminado todo para la exposición y para esto nos prestan un portátil.

Andres informa que para la realización del evento se debe contar con un permiso de la alcaldía por la magnitud de este, comunica que el teatro tiene un costo de $6.200.000 en el que se incluye toda la silletería, equipos electrónicos y mesas.

También nos comunica que este valor no incluye la seguridad pero que se debe hablar con la policía nacional, defensa civil y bomberos para que estén informados y pendientes de este evento.

Después del congreso se realizara un coctel que tiene un valor de $2.200.000, Andres nos da a conocer los permisos y el reglamento que se debe conocer para un evento de tal magnitud (Anexo Nº1).

La tutora Zeneida Hinestroza paso por el grupo para revisar lo realizado, nos felicita e informa que estamos por buen camino.

Entre todos comenzamos a realizar los cálculos para saber cuántas empresas hay que invitar.

Capacidad del auditorio: 963 personas.

El 85%: 818 personas.

El 65%: 490 personas.

Si van 10 personas por empresa, habría que invitar: 49 empresas.

Pero de las empresas invitadas solo va el 60%, por lo que hay que invitar a 18 empresas más para que se complete el 65% de los asistentes.

En conclusión se deben invitar 67 empresas para que asistan 670 personas y deben ponerse al público en general el resto de la boletería que seria 293.

Catalina informa que la carta ya está traducida y que cuando estén todas traducidas se le enviaran a la tutora. Se presenta la carta. (Anexo Nº2)

Se delego a Jonathan, Edwin y a Daniel para que realicen el formato de control de entrega de elementos para los demás comités.

Andres y Jonny se encargaron de responder los comunicados a los demás comités.

Erika, Carolina y Alejandra comenzaron la digitación de las cartas a proveedores, a comités y las respuestas.

Catalina, Paula y Freddy comenzaron a organizar el informe.

Siendo las 15:00, se hizo un receso de media hora.

Regresamos a las 15:30 y continuamos con lo encargado. A las 16:00 horas se presento el borrador de la carta a proveedores y se corrigieron errores de coherencia. El formato de la carta es (anexo Nº3)

Edwin, Jonathan y Daniel presentan el borrador del formato de control de entrega de elementos, y Catalina es la encargada de pasarla al computador. (Anexo Nº4).

Luego de ver que el trabajo que ya estaba muy adelantado, y en vista que el comité de comunicaciones y social no había contestado nada, nos dirigimos a hablar directamente con cada comité. El social informo los implementos que necesitaban, mientras que el de comunicaciones se informo que no habían recibido nada.

Se realizo la carta para presupuesto basándonos en lo que teníamos y suponiendo lo que necesitaran los demás grupos. Se organiza la carta. (Anexo Nº5).

Siendo las 17:00 se interrumpe la sección con una discusión grupal, en la que se concluye que todo fue por falta de comunicación. El comité académico cita a una reunión de representantes para evaluar y concluir.

Se finaliza la sección a las 17:30.